En portage salarial, les dépenses que vous engagez pour vos missions vous sont remboursées sur justificatifs, en dehors de votre salaire. Elles ne supportent donc ni cotisations sociales ni impôt sur le revenu.
Ce remboursement obéit toutefois aux règles de l'URSSAF, et c'est la société de portage, votre employeur, qui en répond en cas de contrôle. Ce guide détaille ces règles telles qu'elles s'appliquent en 2026, et la manière dont Portoloin les met en oeuvre. Pour situer les frais dans le parcours complet de votre chiffre d'affaires, consultez le fonctionnement du portage chez Portoloin.
Comment fonctionne le remboursement des frais en portage salarial ?
Pourquoi un frais remboursé vous rapporte-t-il plus qu'un euro de salaire ?
Prenons 100 € de chiffre d'affaires. Versés en salaire, ils vous laissent environ 55 € nets après cotisations salariales, patronales et frais de gestion. Utilisés pour rembourser une dépense professionnelle justifiée, ils vous reviennent en totalité.
En micro-entreprise, la question ne se pose pas de la même façon : vos dépenses réelles ne réduisent ni vos cotisations ni votre impôt, calculés sur le chiffre d'affaires. La comparaison complète figure dans notre guide sur le choix du statut de consultant indépendant.
Existe-t-il un plafond ?
Chez Portoloin, les frais remboursés sont plafonnés à ce seuil. Les frais directement refacturés à votre client, lorsque votre contrat de mission le prévoit, ne sont pas comptés dans ce plafond.
Quels justificatifs devez-vous fournir ?
- Une facture ou un reçu, de préférence à votre nom
- Un lien direct avec votre activité professionnelle
- Sans justificatif, aucun remboursement n'est possible
Avant une dépense importante Chaque société de portage applique sa propre politique de frais, car c'est elle qui supporte le risque en cas de redressement. Posez la question à votre interlocuteur Portoloin : vous saurez à l'avance si elle vous sera remboursée.
Comment vos repas sont-ils pris en charge ?
Comment fonctionnent les titres-restaurant ?
Les titres-restaurant sont le plus souvent remis sous forme de carte. Pour être exonérée de cotisations, la participation de l'employeur doit représenter entre 50 % et 60 % de la valeur du titre, dans la limite de 7,32 € par titre en 2026. Un titre n'est attribué que si le repas est compris dans votre horaire de travail de la journée. Vous pouvez les utiliser dans la limite de 25 € par jour.
Et si vous déjeunez en déplacement ?
Lorsque votre mission vous oblige à déjeuner hors de votre lieu de travail habituel, une indemnité de repas peut vous être versée sans cotisations, dans les limites fixées chaque année par l'URSSAF. En 2026, elle atteint 21,40 € si vous êtes contraint de déjeuner au restaurant, 10,40 € si vous ne l'êtes pas, et 7,50 € si vous devez prendre votre repas sur votre lieu de travail.
Et les repas d'affaires ?
Un repas avec un client ou un prospect est remboursé au réel, sur présentation de la facture. Il doit avoir un lien direct avec votre activité : conservez le reçu en y notant le nom, l'entreprise et la fonction de chaque convive, ainsi que l'objet du rendez-vous. Ces repas doivent rester occasionnels.
Comment vos déplacements en voiture sont-ils remboursés ?
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour un rendez-vous client, pour rejoindre un site de mission ou entre deux lieux de travail, ces trajets peuvent vous être remboursés sous forme d'indemnités kilométriques (IK).
Leur montant suit le barème fiscal, qui dépend de la puissance de votre véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Le barème 2026 reprend à l'identique celui de 2025. Il est majoré de 20 % pour un véhicule électrique.
Barème kilométrique 2026, voitures (d = distance parcourue dans l'année)
| Puissance | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 € | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 € | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 € | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 € | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 € | d × 0,470 |
Exemple : avec une voiture de 5 CV et 8 000 km professionnels dans l'année, l'indemnité s'élève à (8 000 × 0,357) + 1 395, soit 4 251 €.
Vous fournissez votre permis de conduire et la carte grise du véhicule, à votre nom ou à celui de votre conjoint ou d'un membre de votre foyer fiscal.
À quelles conditions sont-elles exonérées de cotisations ?
- Le déplacement a un caractère professionnel
- Le montant ne dépasse pas le barème applicable
- Justificatifs complets : date, lieux, km parcourus, motif
L'URSSAF contrôle les distances avec des outils de cartographie, et un trajet plus long que le trajet le plus court doit être justifié.
Pouvez-vous cumuler IK et remboursement de carburant ?
Non. Le barème couvre déjà l'ensemble des coûts du véhicule : amortissement, entretien, pneumatiques, carburant et assurance.
Vos IK sont-elles exonérées ?
Répondez aux questions pour le savoir.
Que se passe-t-il après trois mois sur le même site client ?
Mois 1 à 3
L'URSSAF considère que vous êtes en déplacement professionnel. IK exonérées sans justification particulière.
À partir du mois 4
Le site client devient votre lieu de travail habituel. Vos trajets sont requalifiés en domicile-travail.
Pourquoi le quatrième mois change-t-il la règle ?
Si vous êtes en mission en régie et que vous vous rendez chaque jour sur le même site client, l'URSSAF considère pendant les trois premiers mois que vous êtes en déplacement professionnel. La contrainte d'utiliser votre véhicule est admise et vos IK sont exonérées sans autre justification.
À partir du quatrième mois, le site client devient votre lieu de travail habituel, au sens retenu par la Cour de cassation (Cass. soc., 31 mars 2009, n° 08-40.367). Vos trajets sont alors traités comme des trajets entre le domicile et le lieu de travail, et l'exonération n'est plus automatique.
Cette tolérance de trois mois vient d'une circulaire ACOSS de 2015 qui portait sur les indemnités de repas. L'URSSAF l'applique généralement aux IK, mais certains inspecteurs la limitent aux repas, surtout lorsque le contrat de mission prévoit dès le départ une durée supérieure à trois mois.
Comment conserver l'exonération au-delà ?
- Absence de transports en commun ou desserte trop incommode
- Horaires décalés ou transport de matériel professionnel
- Situation médicale documentée
- Un trajet plus rapide en voiture ou une organisation familiale ne suffisent pas
En zone urbaine desservie par les transports en commun, l'URSSAF présume la convenance personnelle, et c'est à vous d'apporter la preuve contraire.
Vos frais de transports en commun sont-ils remboursés ?
de votre abonnement de transport pris en charge par Portoloin, mensuel ou annuel. Vous transmettez l'abonnement et votre carte nominative.
Quels autres frais pouvez-vous faire rembourser ?
Matériel informatique
Ordinateur, smartphone, écran, casque ou imprimante peuvent être remboursés si leur lien avec votre activité est direct. La facture doit être à votre nom et mentionner les montants HT, TVA et TTC. Portoloin doit valider l'achat avant que vous l'engagiez.
Formations et logiciels
Les certifications professionnelles, abonnements SaaS et licences en lien direct avec votre mission sont éligibles, sur facture nominative.
Fournitures de bureau
Carnets, stylos et livres professionnels sont remboursés sur ticket ou facture, pour des montants raisonnables.
Coworking et salles de réunion
Ils peuvent être pris en charge avec des justificatifs plus complets que pour les autres frais : la facture, l'ordre du jour et un compte rendu mentionnant la mission, les sujets abordés et les participants.
